PR & Communication Specialist at Morphoza & Trust2work
Multe dintre schimbările pe care le vedem acum în sectorul amenajărilor de birouri constituiau deja trenduri la nivel internațional, însă erau privite cu acel scepticism pe care, instinctual, îl avem în fața schimbării de status quo. Atât modul de lucru agil, cât și tendința de digitalizare erau deja conturate, însă contextul pandemic și nevoia de adaptare rapidă la noua realitate au constrâns companiile să reacționeze acum cu o viteză mai mare decât ar fi făcut-o în mod normal.
Dar ce înseamnă, mai exact, „agil” și cum susține spațiul un astfel de mod de lucru?
O organizație agilă este una care își adaptează procesele și modul de a lucra pentru a face față unei lumi definită de următoarele caracteristici VUCA (volatile, uncertain, complex, ambiguous).
O organizație agilă încurajează comunicarea la toate nivelurile, interacțiunea, oferă autonomie echipelor pentru a putea fi capabile să prioritizeze, să ia decizii rapid și să facă față oricărei provocări. Vedem, mai ales în contextul actual, avantajele unei culturi organizaționale agile. Companiile care lucrau și înainte agil, au fost capabile să introducă mai repede, și fără a afecta prea mult procesele de lucru, remote working, au început să-și reinventeze serviciile și, nu în ultimul rând, au avut timpul de reacție și flexibilitatea necesare pentru a se implica în comunitate.
Ca să înțelegem mai bine cum un spațiu de birou inovativ poate susține stilul de muncă agil, ar trebui să privim în trecut (sau poate în prezentul multor companii?) și să vedem cum birourile tradiționale nu susțineau/susțin stilul de lucru agil: puține săli de meeting și acelea mereu ocupate, pereți gri și atmosferă ternă, foarte puțină interacțiune cu colegii pentru că oamenii sunt blocați la biroul lor, nu au opțiuni de spații de întâlnire și preferă să comunice mai degrabă prin email sau chat, decât față în față, deci comunicarea este foarte segmentată.
În schimb, birourile gândite pentru a susține agilitatea în muncă oferă o multitudine de variante de spații care încurajează întâlnirile ad-hoc între membrii echipei, schimburile de idei, spații dedicate pentru lucru în echipă, spații de socializare care, la fel, susțin interactivitatea informală, dar și spații adaptate proceselor de muncă din organizație: săli pentru un stil de lucru concentrat, săli pentru brainstorming sau echipate pentru a găzdui conferințe virtuale, spații destinate experimentelor ori prezentărilor de produse.
În general, atunci când aleg să-și reamenajeze birourile, companiile își doresc un spațiu care să răspundă cât mai multor nevoi ale echipei. Iar când spunem echipă, ne referim la mai multe categorii de stakeholderi care, în general, au așteptări foarte diferite de la un spațiu. Nu există o amenajare care să mulțumească 100% pe toată lumea, însă obiectivul este acela de a ajunge a un compromis bun pentru cât mai mulți oameni din echipă și la o amenajare care diferențiază compania în raport cu competiția, asigură bunăstarea angajaților la locul de muncă, susține o cultură organizațională orientată spre atingerea obiectivelor și îmbină armonios nevoia oamenilor de privacy/intimitate cu transparența.
Secretul amenajării unui spațiu de lucru agil?
Implicarea angajaților în proces. Cel mai important efect al implicării oamenilor în tot acest proces creativ este faptul că asigură o acceptare mai ușoară e schimbării. Implicându-i pe tot parcursul proiectului, oamenii se vor simți mai atașați de rezultatul final, pentru că vor simți că sunt parte din el. Astfel, deși, desigur, la început oameni au gusturi și preferințe foarte diverse, la final, cu toții se vor identifica într-o oarecare măsură cu noul birou, își vor găsi locul în noul context. Mai mult, aceștia ajung să se identifice mai bine cu munca lor, iar asta duce de ce mai multe ori la o muncă mai bine făcută, la creșterea performanței. E vorba, în definitiv, de o democratizare a stilului de lucru: oamenii sunt parte din proces, sunt întrebați, li se oferă posibilitatea de a alege pentru ca, la final, să fie în control asupra spațiului și modului de lucru (aleg când, unde și cum să lucreze pentru a fi mai eficienți).
