01: Despre spații de lucru în noua realitate hibridă

 Diana și Cosmin sunt prieteni de mai bine de 25 de ani și parteneri în procese ample de transformare a organizațiilor și prin spații. Trust2Work este proiectul pe care l-au dezvoltat împreună – un instrument de consultanță în tot ceea ce ține de spațiile de lucru, presupunând creionarea de strategii și procese care să ajute liderii și organizațiile să-și maximizeze portofoliul imobiliar, să-și transforme spațiile și să creeze experiențe WOW la locul de muncă. 

Diana este CEO și fondator Morphoza – companie spacializată în amenajarea completă a spațiilor de birouri. A început acest antreprenoriat în urmă cu 16 ani, din dorința de a inova procesul de design al spațiilor, transformându-le în destinații care oferă experiențe unice la locul de muncă. Sociolog de profesie, a dezvoltat un nou fel de a privi spațiile – și anume prin prisma oamenilor și nu a spațiului în sine.

Cosmin are o experiență de aproape 30 de ani ca antreprenor, CEO, consultant și dezvoltator de proiecte educaționale. A co-fondat și condus cea mai mare companie de cercetare de piață din România, apoi a făcut consultanță în branding, strategie și transformare organizațională. În prezent, predă un curs de leadership în cadrul programului de Executive MBA al Maastricht School of Management în România, e co-fondator, decan și team coach la prima facultate de antreprenoriat din Sud-Estul Europei (Entrepreneurship Academy) și derulează programe de dezvoltare a echipelor de leadership pentru echipele executive ale unora dintre clienții săi.

Experiența în lucrul cu oamenii este ceea ce i-a adus pe Cosmin și Diana împreună în acest proiect. Povenind din două domenii aparent diferite, ei au identificat o nevoie comună pe care o au organizațiile în momentul în care decid să treacă printr-un proces de transformare, fie că vorbim despre transformarea spațiului sau a stilului de lucru. Mai mult, și-au dat seama că aceste noțiuni sunt interdependente și că felul în care oamenii lucrează împreună și calitatea acestei munci colaborative depinde de spațiul în care se întâmplă acest lucru.

 

Subiecte pe care le dezbatem în cadrul acestui episod:

✔️Trust2Work – început cu foaie albă.

✔️Schimbarea este inevitabilă – cum să fii de partea bună a baricadei?

✔️ Care va fi rolul spațiilor de birouri în noua realitate hibridă?

✔️Lucrul de acasă va deveni o constantă?

 

 Un sfert de veac de prietenie. Un sfert de deceniu de parteneriat.

Diana: Cosmin, ne știm de peste 25 de ani deja. Am lucrat mult împreună, cel puțin la începuturile mele de carieră profesională, după care ne-au dus drumurile pe fiecare pe o cu totul altă bucățică. Eu am intrat într-un antreprenoriat – întâmplător sau nu în zona de spații și de interioare – și mi-a luat ceva timp până m-am prins că valoarea mea adăugată ca sociolog în acest domeniu e că privesc spațiile prin prisma oamenilor și nu a spațiului în sine – și tu te-ai îndreptat, la fel de natural, către consultanță, transformare de organizație și lucrezi cu oameni și echipe formate din oameni. Ce căutăm noi aici împreună?

Cosmin: Nici eu nu mă gândeam că lucrurile vor merge împreună, însă ușor-ușor, pe măsură ce am lucrat cu oamenii, am realizat dependența pe care felul în care oamenii lucrează împreună, calitatea muncii împreună depinde de spațiul în care se-ntâmplă acest lucru. N-am știut să-i pun nici structură, nici concept. Era, mai degrabă, un feeling și ceva ce simțeam că uneori poate fi mai bine decât era. Așa că m-am bucurat când, acum 2 ani și jumătate, m-ai sunat și m-ai întrebat dacă nu putem face ceva împreună. Că de unde vii tu simți că e nevoie de ce fac eu și de unde vin eu e nevoie de ce faci tu.

Diana: Acest ceva, care acum are și un nume și se cheamă Trust2Work, e un ceva care a pornit întâmplător. Aveam deja un guess, lucrând în zona de amenajări de birouri, că cea mai mare problemă vine de la aliniere. La noi ajungeau niste brief-uri care erau facute, de regulă, în anumite departamente. În schimb, nu era o aliniere a echipei de management – a leadership-ului și nu reușeau să înțeleaga că o parte importantă din transformarea unei organizații vine și prin spațiu și prin cerințele pe care le pun ei în acel brief. De cele mai multe ori, nu reușeam să ajungem la acei decidenți să le spunem că noi credem că brief-ul nu e bun. Ok, design frumos, funcțional poate să facă oricine.

 Început cu foaie albă

Diana: Am avut cea mai mare surpriză acum 2 ani și jumătate când ne-au sunat de la HQ-ul unei companii globale foarte mari, au venit la noi în Cluj, la noi la birou. Eram pregătită să le dau o prezentare de zile mari, ce proiecte mișto avem, ce creativi suntem și așa mai departe, iar unul dintre ei – aflasem ulterior că era chiar top HQ – s-a așezat, a scos o tabletă și ne-a spus „haideți să vă povestesc de ce am venit la dumneavoastră: noi ne-am dat seama că lucrurile se vor schimba în lume și, fiind o companie atât de mare, dacă nu luăm schimbarea din timp, o să ne dezavantajeze în viitor și ne vom trezi că nu mai avem un avantaj competițional din cauza faptului că ne mișcăm prea greu către schimbare. Așa că am dezvoltat 5 principii care ne duc în zona în care vrem să ajungem, dar ne-am dat seama că aceste principii nu pot funcționa la fel peste tot și în orice țară. Și căutăm în momentul de față un consultant care să cunoască cultura locală și să translateze aceste principii în niște concepte coerente de amenajare a spațiului. Care să ducă la mai mult engagement, la o schimbare a stilului de lucru dintr-unul individualist într-unul mai colaborativ. Și cam de asta am avea nevoie. Puteți să faceți?”

Acela a fost un moment în care eram cu partenerul meu la masă, prezentarea era pregătită – plină de imagini foarte frumoase – și mi-am dat seama că, de fapt, ceea ce voiam eu să-i prezint nu era ceea ce avea el nevoie. Și atunci i-am spus că știu ce-și dorește, înțeleg care este nevoia lui, n-am mai făcut niciodată – facem proiecte de design, dar de regulă le facem după un brief… alte companii internaționale care vin în România, de regulă, vin cu brief-ul decriptat și cu aceste principii deja translatate local (de cele mai multe ori decriptate nu chiar așa de bine, după părerea mea) și la noi nu ajung proiecte așa de „juicy” care să ne antreneze să facem mai mult decât design. Dar știu cu cine aș putea s-o fac. Eu sunt bună în spații și le privesc din perspectiva oamenilor, pentru că asta mi-e meseria și ăsta-mi e profilul și am un prieten cu care mă cunosc de peste 25 de ani, Cosmin Alexandru, și el e și mai bun în oameni și are experiență în partea asta de transformare și cred că împreună putem să livrăm ceea ce aveți voi nevoie. Așa că te-am sunat, Cosmin, și ți-am zis despre propunere. Cum s-a simțit la tine telefonul acela?

Cosmin: Surprinzător, însă a fost o surpriză pe care mi-o doream și la care nu mă așteptam pentru că eu lucrez cu clieni în proiectele acestea de transformare organizațională și de creșetere a performanței echipelor de leadership (leadership team development) și, de cele mai multe ori, lucrez în spațiile clienților. Și vorbind strict de spațiile de birouri, nu de puține ori s-a întâmplat să trebuiască să avem întâlniri în locuri improprii scopului. Adică scopul declarat era să ne cunoaștem mai bine, să ne conectăm mai bine, să performăm mai bine împreună, să facem sinergii mai bune între noi și spațiul era complet în contradictoriu cu acest scop. Adică într-o cameră de întâlnire, cel mai mare spațiu era ocupat de masă – asta înseamnă un spațiu mort care mai degrabă încurcă apropierea, colaborarea, deschiderea, încrederea. Și lucrurile mergeau greu. Sau erau săli fără niciun fel de energie și trebuia să stăm să ne uităm la un ecran, împrăștiați prin toată sala. Sau săli fără lumină naturală. Dar acela a fost design-ul, a părut ok – adică estetic în reguă, funcțional în regulă – dar faptul că nu ne simțim bine înăuntru și că asta ne afectează felul în care performăm e o altă poveste. Nu e tot una să faci un lucru într-un spațiu care te ajută sau într-un spațiu care nu te ajută.

Așa că, eram în contact cu problema, dar nu eram în contact și cu soluția. Așa că m-am bucurat foarte mult să începem acest proiect, să învățăm împreună, să avem un client la fel de dornic ca noi să învețe și înțelegător și deschis la minte ca să putem să experimentăm lucruri și să ajungem la cele mai bune soluții împreună. Cred că a fost o aliniere de planete, să zic așa, pentru 2 ani și mă bucur că s-a întâmplat.

Diana: Da, mie mi-a schimbat total felul în care mă uit la subiect și în alte proiecte. Acum, mă uit la felul în care e dezvoltat acest domeniu în alte țări și sunt companii care fac ceea ce am făcut noi pentru acest client – ca profil de companie, deci nu așa printre altele – și ce mi se pare mie foarte valoros la această experiență împreună și motivul pentru care am ambalat ideea aceasta în Trust2Work este că noi am reinventat roata. În momentul de față, când apare o nevoie de genul acesta, te uiți în piață la un actor care a mai făcut aceste lucruri și care vine și le face și pentru tine, la sigur. Ori noi, am luat o foaie albă pe care am început să scriem efectiv cum am putea să creăm noi un proces coerent pentru acest client – și vorbim despre o scară de proiect mare – pe care să-l implementăm agil.

 Primii pași

Diana: N-am să uit niciodată prima întâlnire de management cu clientul în care eram cu toții în jurul acelei mese clasice despre care ziceai și tu – știi, masa aceea care ocupă aproape toată sala – și toată lumea lucra în timp ce tu, Cosmin, prezentai. Și țin minte că ai zis o chestie interesantă atunci: ai abordat lucrurile diferit și i-ai făcut să înțeleagă că este important să aloce timp calitativ prezentării, pentru că, până la urmă, acest lucru este în interesul lor. Și atunci mi-am dat seama de o chestie – că în tot acest proces există o primă etapă foarte importantă: cea de aliniere a tuturor stakeholderilor pe importanța acestui proiect pentru companie și impactul pe care-l are în toate departamentele.

Cosmin: Ideea era că ne-au acordat încredere să reușim proiectul acesta și, de la bun început, ne-am asumat că reușim împreună. Adică faptul că, pe timpul lor și al nostru noi ne prefacem că facem ceva și ei, între timp, citesc mail-uri sau fac altceva, pentru mine nu era o opțiune. Pentru că noi nu ne-am asumat acest proiect pentru bani, glorie sau pur și simplu să bifăm ceva. Ni l-am asumat ca să reușim ce ne-am propus. Pentru asta, dacă nu aveam parte de atenția lor, nu prea aveam ce să facem acolo. Adică managementul trebuie să fie, mai întâi, complet on board ca, mai apoi, acest fenomen să se poată cascada în restul organizației. Am vrut, atunci, să mă asigur că nu vom ajunge în situația în care spunem că lucrurile se vor întâmpla într-un fel, când de fapt ele se întâmplă exact ca înainte. Pentru că așa nu mi se părea că-mi respect integritatea profesională de a livra ceea ce mi-am asumat că livrez. Adevărul e că, așa cum zici că noi am plecat cu o foaie albă, cred că mai toți clienții pleacă și ei de a o foaie albă. Dacă îți aduci aminte, și în experienșa cu acest client, am pornit împreună de la o foaie albă: mai scriam o pagină, mai dădeam foaia, iar apărea o pagină albă pe care o scriam. Cu nevoile în față, uneori. Cu știința în față uneori. Cu feeling-uri în față, uneori. Cu experiența altora, uneori. A trebuit să construim ceva ce pentru ei să fie cea mai bună soluție.

Îmi aduc aminte de un alt workshop în care am discutat despre performanță, încredere, comunicare, transparență – astea nu-s lucruri ușoare – mai ales când te gândești: trebuie să construiesc un spațiu care să mă ajute să-mi conduc altfel oamenii, care să-mi ajute oamenii să se conducă altfel unii pe alții, care să ne ajute pe toți să colaborăm altfel. Nu e  ceva ce se învață la școală, deci e mult efort de acceptare, de descoperire, de mers înainte împreună.

Diana: Și de deschidere. Pentru că, exact cum spuneai și tu, tot ce am reușit să facem acolo, a fost un efort colectiv. Am reușit să facem tot împreună – cu clientul, cu echipele lui. Nu a fost un proiect/proces transferabil. Ei au avut curiozitatea să stea cu noi la masă și să construim împreună acest proiect. Îmi amintesc ce mi-au spus la început: „vrem să începem acest proiect pentru că dacă e un ”ceva” ce se va întâmpla în viitor și nu suntem suficient de agili, o să avem o problemă.” Acel ceva s-a întâmplat. Suntem la început de 2021 și deja am făcut parte dintr-un experiment global, să zic așa, iar acestei companii care a trecut prin acest proces de transformare din timp, i-a fost mult mai ușor să se adapteze noilor timpuri pe care le parcurgem. Deci asta înseamnă, din punctul meu de vedere, viziune și e ceva care trebuie să vină de la leadership.

 Adaptarea spațiilor la noua realitate de lucru

Cosmin: Iarăși, din păcate sau din fericire, operăm din nou cu o foi albe. Da, am implementat deja acest proces, am mai învățat niște lucruri, a fost un proces care a funcționat foarte bine luând în considerare reacția clientului și a angajaților în perioada de dinainte de pandemie, dar el e un proces continuu și acum trebuie să vedem cum facem să luăm toată valoarea creată acolo și să o restructurăm, reașezăm, recalibrăm în ceea ce pare a fi un nou mod de lucru care ne așteaptă, cel puțin, pe următorii câțiva ani.

Diana: Mai e un aspect interesant, mai ales acum – în perioada asta atipică. Am observat o mult mai mare deschidere a leadership-ului din companii să înțeleagă cum funcționează lucrurile în mod real. Adică, dincolo de un spațiu funcțional și frumos – pentru că aceasta era cerința principală înainte de pandemie – să înțeleagă și cum ar trebui gândit acest spațiu, căror nevoi trebuie să răspundă. Deci în momentul de față nevoia de a citi, de a te documenta este mult, mult mai mare decât înainte și cred că acesta e și motivul, până la urmă, pentru care începem acest podcast. Pentru că oamenii au nevoie să povestească cu cineva și au nevoie să se hrănească dintr-o experiență. Adică, unul dintre lucrurile care ne-a ieșit cel mai bine la proiectul despre care ziceam mai devreme, este chiar partea asta de engagement al oamenilor – oamenii aceștia au fost parte din procesul de creare a propriului lor spațiu. Datorită acestei abordări ei simt că e al lor spațiul, ei l-au făcut și s-au luptat pentru el ca să se întâmple în felul respectiv. Îți dă o senzație de ownership al spațiului care cred că, până la urmă, e vitală pentru echipă și funcționarea ei.

Cosmin: Foate multe companii își doresc și clamează agilitate, flexibilitate, adaptabilitate, creativitate. Toate acestea sunt cuvinte care descriu viul. Dacă te uiți la multe spații de firmă – mă întorc la exemplul pe care l-am dat mai devreme – o sală cu masă de 20 metri pătrați e un spațiu mort. Adică ideea că cineva ar putea fi foarte agil într-un asemenea spațiu e contraintuitivă. Oamenii, pe măsură ce participă la crearea spațiului pe care, folosindu-l, în același timp le transformă felul în care lucrează, chestia asta-l face viu. Și cred asta e ceva ce o să fie și mai accentuat acum, după Covid, deoarece câți oameni și cum vor reveni aceștia la birou o să fie și mai fluid decât înainte. Așa că ideea asta de spațiu în mișcare, spațiu viu, adaptabil – nu doar funcțional și estetic – cred că o să ne ridice la următorul nivel nevoile de a înțelege și de a ne servi clienții așa cum au nevoie fiecare dintre ei.

 Despre lucrul de acasă

Cosmin: La început am fost speriat de subiect, după care m-ai salvat cu un scaun – cel mai bun scaun de birou din lume- și un birou pliabil, ceea ce a fost perfect. După aceea a început să-mi fie foarte bine. Acum am bucățica mea de casă care e biroul meu când vreau, când nu – îl adun și nu mai e. M-a făcut să-mi placă, să-mi prindă bine și să pot să fiu cine aveam nevoie să fiu și cine aveau nevoie clienții mei să fiu – clienți cu care am lucrat online în perioada de lockdown. Din fericire, am lucrat și offline cu câțiva clienți și am constatat un lucru de curând: oamenilor care au terminat reamenajări chiar în pandemie, acum le cam dă cu rest. Adică părea perfect, părea ideal, doar că așa cum oamenii acum lucrează și vor lucra o bună perioadă de acum încolo, deja ei încep să simtă că trebuie să schimbe niște lucruri și unii chiar s-au apucat să facă asta. Mie mi-au plăcut și bucăți din lucrul de acasă, dar îmi place mai mult să lucrez cu oamenii, asta e esența a ceea ce fac, mi-e important să mă întâlnesc cu ei, să-i văd și să-i pot ajuta în spațiul lor, în spațiul în care ei lucrează împreună în mod obișnuit – și asta e în birouri.

Diana: Pentru mine a fost șocant la început, mai ales că tocmai intrasem într-un alt proiect de transformare organizațională prin spațiu cu, cred, o săptămână înainte de lockdown și am rămas pierdută. M-am întrebat cum aș putea să fac proiectul acesta de acasă. Și mi-am dat seama că sunt câteva cutume pe care le avem. Cum ar fi prezenteismul – e un ceva care s-a schimbat la mine și cred că la mulți alții total. Aveam senzația că dacă nu ești prezent fizic sau nu mergi fizic la birou – ori cum au mulți manageri impresia că dacă angajatul nu e acolo fizic și nu-l vede, înseamnă că nu lucrează. Noi am avut „norocul” să ne prindă primul lockdown în mutarea în noul showroom. Nici nu apucasem să facem mae lucru, așa că ne-am oprit, am zis că mutăm ce avem și așteptăm, că sigur se redesenează. Suntem în momentul de față într-o redesenare a spațiilor. Pentru că acum spațiile nu mai sunt potrivite pentru tipurile de interacțiuni pe care le vom avea după această pandemie. Și încep să simt nevoia de abilități noi în echipă. Adică avem arhitecți de spații fizice, dar începem să avem nevoie de arhitecți de spații digitale și să putem suprapune cele două hărți. Pentru că în noul model hibrid trebuie să împăcăm cele două medii. Și să le facem să funcționeze împreună. Eu cred că această comunicare hibridă va fi o constantă în viitor și atunci trebuie să ne punem problema cum facem spații care să creeze un mediu incluziv atât pentru cei din mediul online cât și pentru cei din online.